Stichting Cultuur in Princenhage.
Versie: Juli 2020
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacywet) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Ook de stichting Cultuur in Princenhage, waar Het Gele Huis onderdeel van uit maakt, registreert persoonsgegevens. Om ervoor te zorgen dat deze gegevens veilig worden opgeborgen zonder dat ‘vreemden’ daarbij kunnen hebben wij de maatregelen genomen. Daarnaast verstrekken wij zonder uw toestemming geen persoonsgegevens aan derden. In het kader van deze wet hebben wij het volgende vastgelegd:
1. Persoonsgegevens worden met het volgende doel binnen onze stichting bewaard:
Voor de registratie van en communicatie met de vrijwilligers die bij de stichting werkzaam zijn, vrienden van Het Gele Huis, donateurs en sponsoren, cursisten en belangstellenden. Communicatie verloopt telefonisch, per email of digitale nieuwsbrief.
2. Verantwoordelijkheden
Verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens is het bestuur van de stichting. Het bestuur heeft dit gedelegeerd aan de penningmeesster.
3. Overzicht persoonsgegevens die worden vastgelegd:
- Van de vrijwilligers:
Naam, voorletters en/of voornaam, telefoonnummer, emailadres, functie, startdatum, woonadres, geboortedatum, functie. - Van Vrienden van Het Gele Huis:
Naam, voorletters en/of voornaam, emailadres, datum en bedrag van jaarlijkse bijdrage. - Van donateurs:
Naam, emailadres, datum en bedrag betaling. - Van sponsoren:
Naam, adres, telefoonnummer, emailadres, naam contactpersoon, bedrag en datum betaling. - Van cursisten:
Naam, telefoonnummer, emailadres. - Van belangstellenden:
Naam, emailadres.
4. Communicatie en informatie over persoonsgegevens.
Vrijwilligers, cursisten, donateurs en belangstellenden zijn via de nieuwsbrief geïnformeerd over de inwerkingtreding van de privacywet, over de persoonsgegevens die bij de stichting geregistreerd zijn, en het doel van de registratie. Zij zijn erop gewezen dat de bestanden alleen bestemd zijn voor intern gebruik.
Nieuwe vrijwilligers, vrienden, donateurs, sponsoren, cursisten en belangstellenden worden vooraf meegedeeld over de persoonsgegevens die van hen worden geregistreerd en met welk doel. Dit gebeurt door middel van opname van deze Privacyverklaring op de website, een tekst op intekenlijsten en in de sponsorovereenkomsten. Deze tekst is ook vermeld in de vrijwilligersovereenkomst en het informatiedocument voor vrijwilligers.
5. Opslag en verwerking van de gegevens.
Gegevens worden opgeslagen in Excel bestanden
- in mappen in Dropbox op naam van Stichting Cultuur in Princenhage
- in Mailchimp op naam van Het Gele Huis.
We zijn op de hoogte dat gegevens in Dropbox (en Mailchimp?) opgeslagen kunnen zijn buiten Europa en dat dit in strijd AVG wetgeving. Zodra een Europese cloud opslag tot onze beschikking komt zullen wij onze gegevens hierin opslaan.
6. Bewaartermijn.
Persoonsgegevens worden verwijderd indien daarom door een relatie wordt verzocht. Daarnaast wordt periodiek het adressenbestand gecontroleerd op haar actualiteit.
7. Uw recht op privacy.
U kunt ons altijd om inzage, correctie, overdracht, beperking van het gebruik of verwijdering van uw
persoonsgegevens vragen of bezwaar aantekenen tegen het gebruik daarvan. Bij de inhoudelijke beoordeling van uw
verzoek zullen wij uw (privacy)belangen tegen onze belangen afwegen, vanzelfsprekend met inachtneming van de
toepasselijke regelgeving.
8. Contact, klachten.
Voor vragen of uitoefening van uw privacy rechten of het indienen van een klacht over de manier waarop wij omgaan
met uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met het bestuur van de stichting.